Przechowywanie akt – na co zwrócić uwagę?

Przechowywanie akt to nieodłączny element zarządzania dokumentacją w każdej organizacji. Odpowiednie zarządzanie tym procesem, zwłaszcza w kontekście dokumentów pracowniczych, jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także elementem budowania zaufania i odpowiedzialności wobec pracowników. W ostatnich latach nastąpiły istotne zmiany w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji, które wymagają szczegółowej uwagi.

Nowe przepisy dotyczące przechowywania dokumentów

Najnowsze zmiany w przepisach wprowadziły istotne modyfikacje w zakresie przechowywania dokumentów pracowniczych. Kluczowe zmiany to:

• Skrócenie okresu przechowywania – dla pracowników zatrudnionych po 2019 roku, dokumentacja płacowa powinna być przechowywana przez 10 lat.
• Możliwość elektronicznego przechowywania akt – dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019, dokumentacja może być prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej, co pozwala na lepszą organizację i dostęp do dokumentów.

Wskazówki dla pracodawców w zakresie przechowywania dokumentów pracowniczych

Pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na następujące aspekty przechowywania akt:

• Wybór usługodawcy – przy wyborze zewnętrznego archiwum, upewnij się, że dostawca spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące przechowywania akt osobowych i płacowych.
• Dostęp do starych dokumentów – zapewnij pracownikom dostęp do dokumentacji sprzed 1999 roku, co jest istotne dla wyliczenia ich świadczeń emerytalnych i rentowych.
• Zabezpieczenie danych – dokumentacja pracownicza zawiera wrażliwe informacje i musi być chroniona przed nieautoryzowanym dostępem.
• Regularna weryfikacja zgodności z przepisami – upewnij się, że metody przechowywania dokumentacji są zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami.
• Utrzymanie porządku i systematyczności – regularnie aktualizuj i kataloguj dokumentację, aby zapewnić łatwy dostęp i efektywne zarządzanie.

Długoterminowe przechowywanie akt

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, niektóre dokumenty pracownicze muszą być przechowywane przez okres co najmniej 50 lat. Jest to szczególnie ważne w kontekście dokumentów, które mogą wpływać na wyliczenie świadczeń emerytalnych i rentowych pracowników.

Podsumowanie

Efektywne przechowywanie dokumentów pracowniczych wymaga od organizacji nie tylko przestrzegania obowiązujących przepisów, ale także wdrożenia skutecznych metod organizacji i ochrony dokumentacji. Nowe przepisy umożliwiają lepsze dostosowanie procesów archiwizacji do współczesnych potrzeb organizacji, jednocześnie zapewniając ochronę i dostępność ważnych dokumentów dla pracowników. Kluczowe jest, aby pracodawcy regularnie aktualizowali swoje metody przechowywania dokumentów, aby zapewnić ich bezpieczeństwo i zgodność z aktualnymi przepisami. Warto też skorzystać z pomocy profesjonalistów, którzy pomogą w odpowiednim przechowywaniu dokumentacji. Jedną z wartych uwagi firm jest np. Rhenus Office Systems.